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英美大学IT战略规划印象

2014年03月25日 00:00中国教育网络

了实现学校总体战略发展目标,从信息化角度提出的配合规划,在一定程度上,它也是对现有信息化工作进行反思和改进的行动计划。IT战略规划对于全校信息化建设“一盘棋”,对于消除“信息孤岛”,保障学校发展战略目标的达成,都有非常重要的作用。笔者收集了一些英美大学最近几年的IT战略规划,仔细研读后,发现有些特色值得借鉴:

特色1:提出具体明确的战略目标陈述

既然是战略规划,就需要有战略目标,以便衡量数年后是否达到战略目标。战略目标通常是用一句话的愿景描述(口号)来表达。

愿景陈述往往是从学校发展角度而不是从信息化业务部门的角度提出。比如,美国马里兰大学的信息化战略规划是“推动创新”,是配合学校要建设有创造性精神的大学而提出。为了促进学校范围内各种机构和各类人等的创新,就需要了解他们在创新过程中所需要的支持,特别是对IT服务的需求。

愿景陈述最好是平白直述不深奥,无需解释都明白。这两年,国内不少高校在提“智慧校园规划”,但是什么是智慧校园,仁者见仁,智者见智,似乎还没有统一的说法,这样的愿景描述倒不如“笔记本大学”更加直观明了,一看就知道是人人都有笔记本电脑,随时随地可上网。当然,智慧校园的内涵与笔记本大学是两回事,这里只是从表达上做类比。

愿景陈述表述的是结果,而不涉及实现过程、路径和方法,因此会提供想象空间,使得各个部门都可以从各自的角度考虑为了实现愿景可以做些什么。2009年,美国小布什时代提出的教育战略目标“不让一个孩子掉队”就是一个佳句,为达到此目标,是从设定课程标准入手,还是从加强免费补习制度着眼,各个教育相关部门都可以找到工作抓手,这就是好的愿景描述。

IT战略规划的愿景描述除了具有上述特点外,还需要有一定的技术挑战性,蕴含一些需要攻克的技术难题。比如,斯坦福大学的IT服务2012年的战略目标是“要让师生在任何地方都可以获得自己的资料,得到所需要的技术服务”。这意味着可能需要考虑多种终端接入校园网,可能需要提供云盘服务,也意味着需要7×24小时技术支持。

中国有句成语,纲举目张。明确的战略目标陈述就是“纲”,需要仔细推敲,作为一所大学最近三年或五年的奋斗方向,带出一系列具体的行动。每过三五年,提出一个战略目标,也有助于从不同的视角和纬度来梳理IT建设和服务,帮助发现IT建设和服务的疏漏,打破信息孤岛,提高关键业务的服务效率。虽然很多战略目标往往是战略规划写到最后提炼出来的,但是IT战略规划目标最好从学校战略规划中提取关键词,以承上启下。顺带说一句,不只是IT部门需要结合学校的战略规划制定IT战略规划,学校的教学部门或科研部门通常也会配合学校战略规划制定教学或科研发展的战略规划,也应该是结果导向的。在我们看到的一些大学(如牛津大学)的IT战略规划中就会引用参照这些部门的战略规划,从IT部门的角度谈如何配合其落实。

特色2:在广泛调研基础上任务聚类

“在商不言商”是经商的最高境界,制定IT战略规划也需要跳出IT基础建设的窠臼,从应用角度去发现用户需求,再落回到信息化部门的工作。

看国外大学的IT规划,往往可以看出在战略规划目标引导下基于广泛调研的结果。比如马里兰大学的IT战略规划最后形成了九大类59个行动建议。英国埃塞克斯大学的2010年IT战略规划将三大任务分解为30个子目标和50个行动建议。几乎所有的行动建议都是由需要完成的目标引发的对现有信息技术基础和服务架构的重新审视和反思。可以想见,在IT战略规划成文的过程中,一定有更多的行动建议提出,一定经过了多次需求合并,也经过了多种用户对行动建议的优先级排序。

从IT战略规划的行动建议中可以看出,当战略规划在广泛征求意见之后,在得到校方最高层批准之后,全校范围内围绕信息化规划将要成立的工作组、将要开展的调查活动以及将要采购或开发的系统。这样的IT战略规划向全校展示和介绍信息化部门将采取的举措,即将提供的服务、未来可能发生的变化,这对于信息化部门赢得全校师生的理解和支持,作用十分明显。

我们看到的英美大学的IT战略规划有长有短,短的5~10页,长的上百页,其成文风格中基本上都没有什么IT专业术语,也没有网络架构图等,因此有着更为广泛的受众,特别是对于校级领导层来说,这样的表达有助于决策层理解IT发展必要性以及对学校的作用所在。

特色3:规划制定过程参与者众

通常战略规划的制定过程是统一思想、统一认识的过程,会希望有更多的人参与。对于IT战略规划来说,其制定过程还是一个获取用户需求、普及信息技术知识、增进学校上下对信息化部门了解的过程,更需要参与的人越多越好。从某种角度来说,当IT战略规划真的成为不同部门代表协商的结果,哪怕是利益平衡的结果,都比这个规划没人搭理强。

但是,无论是国内大学同事,还是国外同行,都曾表示:在制定IT规划的时候,很少有非IT部门的人愿意参与。当IT技术设施或服务出现故障的时候,大家都会抱怨和批评IT部门,但是当轮到帮助IT部门完善服务和建设基础的时候,却很难把大家请到会议室。

这里有几个原因,比如说,有人会认为这是IT部门的工作,自己并不精通信息技术,因而谢绝;还有的时候,我们把人都请来了,却谈不出什么特别的需求,因为用户往往也不知道他们需要什么样的信息技术服务。从某种意义上来说,这是我们请人参与IT战略规划的策略需要反思。

最近十几年,软件开发界流行敏捷开发,在获取用户需求的时候从早期的用户用例发展到如今的用户故事或用户建模,这是获取用户需求的好办法。通过定义典型用户,编写典型用户在某种情境下的理想行为故事,看看信息化技术设施和服务是否支持,支持到什么程度,可以有助于发现应用服务的盲点。用户阅读用户故事,也会启发他们陈述所希望的做事方式,还可以帮助信息化部门确认需求的优先级,比如,哪些是一定要有的功能,哪些是最好有的功能,哪些是可有可无的功能。牛津大学在制定2006~2011年IT战略规划的时候就采用了用户故事方式。

另外一种常见的拉用户参与IT战略规划的做法就是成立工作组。与国内往往成立一个IT战略规划编写组或专家组不同,国外大学在讨论IT战略规划的时候往往成立多个工作组,一个组完成一个具体的IT相关任务规划,规划完成后,工作组就解散。比如,近些年科研项目申请鼓励跨学科合作,如何帮助教师在校内找到跨系的合作伙伴就很重要了,为此,可以专门成立一个工作组,包括院系和科研管理部门以及图书馆等,具体讨论如何建立科研数据库,便于找人、找项目、找成果。

马里兰大学的战略规划可以看出还是以IT部门人员主导,其表现是所成立的战略规划工作组的划分还是IT部门常有的建设思路,比如基础设施组,资源建设和利用组,科研创新组等,而不是按照业务部门的应用目标来组织切分的,所以在规划制定过程中,参与的人会越来越少。

IT战略规划能否得到有效的贯彻执行,与制定过程中能参与的用户多寡有关,与用户的代表性有关。值得规划制定工作组仔细思考工作路线和工作方法。

特色4:明确IT相关机构权责关系

与国内高校IT规划往往只论及由学校信息化部门业务范围内的基础建设和服务不同,国外高校的IT战略规划真正地从全校一盘棋的角度来进行规划,因此会讨论哪些服务应该归属信息化核心部门,哪些业务可以分散到院系,经费从哪里出,人员如何管理,怎样做到信息化经费有效利用,不重复投入,如何做到分散在院系的信息化人员也有业务提升的机会和机遇。为了推进信息化应用深入学校业务,需要制定哪些相关的学校级鼓励政策,如何与其他业务部门的战略规划配合??这些都会在IT战略规划中提及。

IT战略规划还可以起到防止信息化部门以技术狂热的眼光做不必要的投入建设的作用,有了战略规划,有了行动计划,又建立了IT经费预算年审制度,任何规划之外的IT建设新需求都会被仔细论证。通常IT战略规划也会附上3~5年的投资建设路线图。

本文简单地介绍了国外大学,特别是英美大学IT战略规划的一些特色。国内大学很少做IT战略规划,多是制定IT建设规划,比如,建设一个高性能计算中心,至于为什么要建,对谁提供服务,提供什么样的服务,似乎一切都在不言中。因为没有与学校战略规划密切相关的IT战略规划,IT部门也常常感到游离于学校核心之外,IT建设规划往往成为信息化部门的自娱自乐,每每申请经费时仍感到困难重重,磨破嘴皮。坦白地说,国外大学开始编写IT战略规划,也就是最近十年的事情,之前也都是与国内大学一样,都是由IT部门主导来制定IT建设规划,因此也会与国内同行一样,感到在学校申请经费的时候举步维艰,得不到重视。为配合学校一定时期的战略规划而制定IT战略规划,是借鉴产业界的做法,从马里兰大学的IT战略规划中还可以看出这种转变的不彻底性,我们现在学习这种做法并不太晚。

制定IT战略规划,对于IT战略小组来说确实是很大的挑战,一方面要反映IT部门作为教辅部门,对学校职能部门战略目标的配合与支撑,提供最优化的IT架构,另一方面又需要引导职能部门善用信息技术,改变业务流程,甚至重组业务结构。在制订IT战略规划过程,最为关键的是建立一个协调决策结构,真正保障中央信息化部门服务定位准确,建设经费落实,同时保证分散在部门内的信息化建设适度,服务及时到位。

当今,一所学校的发展离不开信息化,一所学校的信息化建设需要认真规划,让我们从IT战略规划做起。

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[责任编辑:张璐]
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